Perfil de Administrador de Sucursal: Funciones, Competencias

Otras denominaciones

• Administrador de agencia u oficina

Funciones y Competencias

Rol en la Organización

El puesto de administrador de sucursal tiene la jerarquía de mando medio en una organización de tamaño grande, con atribuciones y responsabilidades limitadas en cuanto al ámbito de su jurisdicción.

Normalmente, las compañías grandes requieren contratar administradores para sus agencias o sucursales en los lugares donde operan. En las compañías de mediano tamaño, con operaciones mayormente en el mercado local, los administradores adquieren más atribuciones y responsabilidades en la toma de decisiones. Aunque, en las organizaciones sociales, el perfil de los administradores, varían, tienen un perfil más financiero o contable. Independientemente de la jerarquía del puesto, los administradores de sucursales son personas que tiene una gran responsabilidad en el manejo administrativo y económico de la agencia, sucursal a su cargo.

Atribuciones y Responsabilidades

• Se responsabiliza de los resultados logrados en su agencia, oficina a su cargo. Asume la organización, dirección y control de la agencia u oficina a su cargo. Como tal, debe guiar al buen desempeño de los equipos a su cargo.
• Planear la disponibilidad de recursos, estableciendo los presupuestos y costos adecuados para ejecutar su trabajo.
• Supervisar el cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos y normas de la compañía. Tomar decisiones adecuadas que beneficien el colectivo de la organización.
• Establecer sistemas y controles efectivos de gestión para medir la eficiencia de su gestión en cada una de las áreas.
• Establecer canales de comunicación e información adecuados entre su puesto y las áreas que le reportan.
• Mantener la armonía en los empleados y dar solución adecuada a los conflictos laborales en el grupo.
• Identificar y proponer planes de mejora continua de procesos.
• Visualizar las oportunidades de negocios en el medio externo y adaptarlo a los recursos de la empresa.
• Cooperar con su equipo y asistir a su superior en la generación de propuestas e ideas para el desarrollo de los negocios de la empresa.

Competencias Claves del Puesto

• Liderazgo e Influencia

El Administrador de sucursal debe poseer la capacidad y el carácter para alinear su conducta y la de otras personas hacia la visión de la empresa. Capacidad para transmitir objetivos. Debe influenciar positivamente en la gente, creando una clara visión compartida dentro de su equipo. Así como para movilizar a otras áreas a la colaboración de sus objetivos.

• Manejo de Información

El administrador es un profesional que vive rodeado de mucha información. Como tal, debe tener habilidades para organizar, clasificar y analizar la información que le sea útil para desarrollar su labor. Implica, también, saber obtener la información que necesita consultando diversas fuentes de información. Además, dominar las herramientas informáticas como soporte a su labor.

• Toma de Decisiones y Solución de Problemas

Capacidad para identificar las causas y resolver problemas, utilizando el pensamiento crítico y sistémico. Implica capacidad para involucrar a todos los actores en el diagnóstico del problema. Habilidad para formular estrategias creativas para la solución de problemas, formular recomendaciones y tomar decisiones oportunas, utilizando información pertinente con el desarrollo del negocio.

• Relación Interpersonal

Capacidad para establecer vínculos afectivos con personas. Implica habilidades para manejar negociaciones complejas y buscar soluciones a interés comunes. Habilidad para construir relaciones de trabajo a largo plazo basadas en el respeto y la confianza. Desarrollar la filosofía de “ganar-ganar”. Respetar las reglas de ética y tener tolerancia para aceptar diversos puntos de vista.

• Negociación

Habilidad para manejar situaciones de crisis y/o conflicto con efectividad, con los medios de prensa o audiencias. Incluso en situaciones no planificadas o imprevistas, desarrollar la filosofía de “ganar-ganar”. Respetar las reglas de ética y tener tolerancia para aceptar diversos puntos de vista.

• Comunicación

Habilidad para expresar sus ideas con convicción y sentido de la oportunidad y para escuchar activamente. Saber interactuar con diferentes grupos objetivos y transmitir con claridad los valores organizacionales. Ajustar su estilo comunicativo en función de la imagen institucional de la empresa. Tener capacidad de argumentación y saber hacer preguntas.

• Planeamiento y Organización

Implica tener la capacidad para anticipar, planear y organizar tareas y/o proyectos.  Anticiparse a diferentes escenarios futuros, relacionar los proyectos que administra con los de otras áreas funcionales. Evaluar la conveniencia de suspender, o alterar el curso de sus proyectos. Elaborar planes estratégicos del área. Establecer prioridades, manejar costos, asignar los recursos, negociar con proveedores y clientes, documentar los proyectos, etc.

• Comprensión del Entorno

Capacidad para identificar objetivos, estrategias y tácticas para conseguir los objetivos del negocio. Capacidad para analizar la competencia e identificar los puntos débiles y ventajas competitivas. Habilidad para identificar las relaciones de la organización con su entorno y evaluar su impacto en ella.

Requisitos del Puesto

Formación y Conocimientos

• El profesional idóneo es un Administrador de empresas y/o ingeniero industrial.

• En el caso de otras profesiones, es necesario que cuenten con especialización en administración, ya que su formación no está directamente relacionada con el puesto, lo cual puede limitar la visión empresarial que necesita el puesto.

• La experiencia administrativa será un valor importante sobre todo en cuanto al desarrollo de las competencias administrativas que implica el puesto.

• Adicionalmente, deberá tener conocimientos de soporte informático de avanzada para poder generar información en bases de datos ejecutivas.

Experiencia Necesaria para el Puesto

• La experiencia del administrador de sucursal es importante por el valor agregado que aporta a la organización.

• La experiencia mínima en el puesto, deseable, es de 3 años. No es muy importante que la experiencia sea en el mismo sector industrial. Pero, sí, es muy importante, que su experiencia sea consistente con su capacidad demostrada para liderar equipos, gestionar recursos, realizar negocios, etc.

• Un factor importante a considerar, es la cartera de contactos o el conocimiento del mercado local del administrador.

Perfil Motivacional

Banda Salarial

Los niveles de remuneración del administrador de sucursal varían en relación con el tamaño de la organización y el sector. En los sectores más cotizados como telecomunicaciones, finanzas, la remuneración promedio oscila entre $900 y $1,500. En las organizaciones de menor tamaño, su sueldo se asigna por responsabilidad, normalmente se le asigna entre un 30% a 50% por encima de la remuneración promedio del personal a su cargo. Adicionalmente, sus remuneraciones pueden tener un componente variable por cumplimiento de metas de producción, exceder los objetivos y metas propuestas a la agencia, sucursal u oficina a su cargo.