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22 enero, 2025Incentivos Laborales para el Personal Administrativo
¿Cómo otorgar incentivos laborales al personal administrativo? Este es un problema que las empresas confrontan habitualmente.
Son pocas las organizaciones que tienen programas de incentivos laborales para su personal administrativo. La mayoría de los incentivos laborales son para el área comercial o productiva. Esto, en parte, se debe a la dificultad que existe para medir el impacto del trabajo administrativo. También se debe a la falta de interés de los directivos hacia el trabajo del personal administrativo.
El Personal Administrativo
El personal administrativo constituye una masa laboral importante en cualquier organización, especialmente en empresas de servicios masivos. El rol del personal administrativo es tan importante como el área comercial o productiva.
Los comerciales no podrían cumplir bien los pedidos de los clientes si no existiera una buena tramitación y coordinación de entrega del producto. De igual forma, el personal de producción difícilmente caminaría si no existiese eficiencia logística o financiera. Y, así, otras funciones administrativas.
Los incentivos deben fijarse para todos los empleados, sin discriminación. Lo único que pueden variar son las condiciones, porque cada trabajo tiene sus propias características.
Es cierto que algunos tienen roles más decisivos o influyentes que otros en los resultados económicos. Pero, ningún puesto puede, por sí solo, llevarse el mérito. Se necesita de la contribución de otros procesos inter funcionales: planeamiento, aprobaciones, coordinaciones, supervisiones, etc. En suma, de los equipos de trabajo.
Los incentivos al personal administrativo deben fijarse preferentemente por equipos. Así se fomenta la cultura de equipos en la organización.
Los Problemas con la Falta de Incentivos
¿Qué ocurre cuando los directivos no le dan la misma valoración al trabajo administrativo que a otras áreas? El mensaje que se envía a sus organizaciones es de un trato desigual. Estas formas de actuar generan prácticas anti equipos, ahogan la iniciativa y la creatividad. Incluso, si no se corrigen a tiempo, producen estragos en la cultura organizacional. También, se genera una sobrevaloración de algunos puestos. Todo ello termina afectando la productividad.
Un programa de incentivos bien diseñado e implementado es una herramienta eficaz para elevar la motivación. También, ayuda a mejorar el rendimiento dentro de la empresa. Para que un incentivo laboral sea lo más eficaz posible, es necesario que se base en las expectativas y valores de tus trabajadores.
Un programa de incentivos laborales funcionará bien, si en su diseño se toma en cuenta las expectativas y valores de los trabajadores.
¿Qué son los Incentivos Laborales?
Un incentivo laboral es una forma de recompensa para motivar a sus trabajadores y reconocer sus logros. Pueden ser de dos formas:
- Económicos: Aumentos de sueldo, regalos, etc.
- No económicos: Participación en eventos, pasantías y experiencias, etc.
En general, un incentivo es un estímulo para la productividad de los empleados. De hecho, hoy, la competitividad exige de las empresas tener planes de incentivos. Deben ser innovadores y únicos para motivar a sus empleados al logro de metas de superación y desarrollo.
Incentivos vs. Beneficios
Hay una diferencia sustantiva entre estos dos elementos. Los beneficios se otorgan a los trabajadores, independientemente de su rendimiento. Su fin último es fortalecer el vínculo y/o lealtad del trabajador con la empresa. Esto ayuda a reforzar la cultura organizacional y potenciar las relaciones laborales.
Mientras que, los incentivos laborales, están vinculados al rendimiento. Los incentivos son selectivos, solo se conceden a los colaboradores más destacados. Aquellos que contribuyen de forma decisiva a los objetivos de la empresa. Tanto los beneficios como los incentivos son formas de recompensas por el trabajo que realiza la gente. Son un reconocimiento de la empresa para con sus trabajadores.
¿Cómo Fijar los Incentivos?
Los Incentivos pueden ser individuales o grupales. En el caso del personal administrativo, los incentivos grupales ayudan a incentivar el rendimiento de los equipos.
El procedimiento para establecer incentivos es el siguiente:
- Establecer los objetivos de los incentivos; ¿Qué es lo que va a ayudar a promover?
- Alcance: ¿Quiénes van a recibir los incentivos?
- Fijar las metas de desempeño; ¿En qué casos se aplica?
- Definir la métrica; ¿Qué se va a medir?
- Determinar el tamaño del incentivo. ¿Cuánto se va a distribuir?
- Establece una fórmula de pago y explicar a los usuarios. ¿Cómo se va a obtener?
- Establecer el plazo: ¿Por cuánto tiempo?
Veamos un ejemplo:
- Objetivo: Promover los objetivos departamentales y organizacionales.
- Alcance: Todas las áreas administrativas.
- Metas de desempeño: Ahorro presupuestal del 10%.
- Métrica: Efectividad del gasto.
- Tamaño del incentivo: 5% del presupuesto base del área.
- Fórmula: Total presupuesto realizado / Total gasto presupuestado del periodo x 100.
- Plazo: 12 meses.
Incentivos Laborales para Empleados Administrativos
Los incentivos para los empleados administrativos pueden provenir de:
Aumentos por Méritos
Usualmente, se establecen sobre la base de metas de desempeño, preferentemente grupales. Ejemplo: ahorro de costos presupuestales, reducción de tiempos de procesos, innovación de procesos, culminación de proyectos antes de tiempo, etc. Los aumentos por méritos deben retenerse cuando el desempeño del equipo decline.
Programa de Bonos por Mérito
Los bonos se otorgan al empleado a través de un pago anual por méritos, lo cual no forma parte de su sueldo. Los bonos son un gran incentivo para cualquier empleado. Sin embargo, hay que tener cuidado de que el bono no se convierta en un recurso que lo condicione de su trabajo. La principal ventaja de los bonos es que permite tener flexibilidad y un mejor control financiero para la empresa. Brinda mayor libertad de gestión al trabajador para cumplir con las metas de desempeño propuestas.
Premios y Canjes
Los premios y canjes son grandes incentivos, ya sea en canjes de alimentos, premios por destaque. También están otros incentivos, como, por ejemplo, 3 días para el trabajador con su familia costeado para un destino del país, almuerzos o cenas especiales con su familia. Para los solteros, pueden ser becas de estudio o equipos tecnológicos. Estos premios deben estar asociados siempre a destacar su rendimiento. De otro modo, se presta a comentarios de favoritismos.
Apoyo en Planes de Capacitación y Pasantías
Los incentivos al desarrollo profesional, son muy motivadores en la actualidad. Los jóvenes, principalmente, valoran las oportunidades de desarrollo profesional y de liderazgo en la empresa. El 70% lo califica como el principal factor de retención en las empresas. Los incentivos de capacitación se pueden otorgar de diversas formas. A través de becas completas o medias becas, u ofrecer pasantías en empresas relacionadas. Eso sí, deben darse solo a las personas que destaquen en sus equipos por su alto rendimiento.
Días Flexibles para Asistir a Eventos o Talleres Educativos
Dejar que el empleado se tome un día libre para asistir a un evento o taller es también un gran incentivo. Estas iniciativas pueden ser realmente gratificantes y beneficiosas, sobre todo para los equipos que trabajan en grandes proyectos.
Actos de Reconocimiento Público
Reconocer a los empleados por sus logros personales también es un factor motivante. La empresa puede realizar una nota en medios digitales o impresos. En estos destacando su trayectoria en la empresa o su contribución a los objetivos. Esto siempre que esta clase de actos de reconocimiento público no tengan favoritismo. Tampoco deben estar hechos solo para cumplir con el trabajador. Ante todo, debe primar el impacto positivo en su personal.
Ante todo, debe evaluarse siempre el programa de incentivos completo considerando las expectativas y valores de los trabajadores. Además de su impacto en los objetivos organizacionales o departamentales.
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