Modelo de Gestión de Competencias
31 agosto, 2018
Métricas e Indicadores de Capacitación Corporativa
31 agosto, 2018Modelo de Gestión de Competencias
31 agosto, 2018Métricas e Indicadores de Capacitación Corporativa
31 agosto, 2018Diagnóstico de Necesidades de Capacitación
Acertar en la capacitación del personal implica realizar primero un buen Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC). Lamentablemente, se pierde mucho dinero y tiempo en capacitaciones mal dirigidas o mal enfocadas. Ya sea porque los contenidos no son los más adecuados o los objetivos de aprendizaje están mal definidos.
Las nuevas tendencias de la capacitación se inclinan por la capacitación a la medida.
Los planes de capacitación se hacen a la medida. No existe un estándar que indique a los empresarios cuanto deben invertir en cursos, talleres y otros programas de capacitación. Si un año la empresa incrementa sus líneas de productos o aumenta el personal, su inversión tendrá que ser más fuerte que en años sin mayores cambios. No se puede dejar de invertir en capacitación. El mundo cambia todos los días y quien no sigue el paso, se vuelve obsoleto.
Un Problema de la Mediana y Pequeña Empresa
Afortunadamente, en las grandes empresas peruanas, existe conciencia sobre esta necesidad. Por tanto, se asumen con responsabilidad programas de capacitación y formación alineadas a planes de carrera y sucesión. El problema se centra en la mediana y pequeña empresa. Ya que son las más sensibles a los cambios y las crisis. Sin embargo, son las que más alejan sus presupuestos de inversión en capacitación.
Las PYMES, que dicen no tener recursos para capacitar, están cometiendo un error. Pues, ha incrementado la oferta de cursos gratuitos o a muy bajo costo, ofrecidos por el Estado u organizaciones sin fines de lucro. En este caso, la inversión es de tiempo. Pero, usualmente, en las empresas pequeñas, el día a día las consume. Todos trabajan muchas horas y descuidan su formación. Aquí, los gerentes y dueños de empresas deberían tomar la decisión. Por ejemplo, de dejar libre un día a un determinado empleado para que este asista a una charla. Lo mismo si se trata de capacitar a un operario en el uso de una máquina o adquirir una nueva técnica en ventas.
Otro tema que merece analizar es la frustración que sienten algunos ejecutivos. Pues no encuentran satisfacción con la inmensa mayoría de cursos que dictan para sus trabajadores. Ello se responsabiliza en gran parte en el proveedor del servicio. En esto tal vez tenga razón, desde el punto de vista de capacitar por capacitar. O porque se piense que haciendo un determinado curso se soluciona el problema. Esta situación no hace más que delatar una mala lectura de las necesidades de capacitación.
Variables del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)
Un diagnóstico robusto de necesidades de capacitación va más allá de identificar simples "carencias". Es un análisis estratégico que vincula el desarrollo del talento con los objetivos organizacionales. Un buen Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) debe contener, cuando menos, estas variables:
Conocimiento de la Estrategia Empresarial
El conocimiento de la estrategia empresarial es la base para que la capacitación sea relevante y genere valor real. La formación debe impulsar las metas de la organización, no ser una actividad aislada. Considera las perspectivas de desarrollo de la institución a corto y mediano plazo.
- Objetivos Estratégicos: ¿Qué quiere lograr la empresa en los próximos 1-3 años (corto plazo) y 3-5 años (mediano plazo)?
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Planes de Crecimiento: ¿Habrá fusiones, adquisiciones, reestructuraciones, apertura de nuevas líneas de negocio, cambios tecnológicos significativos?
- Habilidades Críticas Futuras: ¿Qué nuevas competencias requerirá la organización para alcanzar esos objetivos?
La DNC debe traducir estos objetivos estratégicos en necesidades de aprendizaje concretas para diferentes áreas y niveles.
Cultura Organizacional
La cultura organizacional define el "cómo se hacen las cosas aquí". Son los valores y credos de la gente que compone la empresa. Estos definen la forma como debe otorgarse la capacitación. La capacitación debe ser coherente con los valores y el estilo de trabajo de la organización para ser aceptada, efectiva y sostenible.
- Valores Centrales: ¿Cuáles son los principios fundamentales que guían el comportamiento?
- Estilo de Liderazgo: ¿Es jerárquico, colaborativo o empoderador? El estilo de liderazgo influye en cómo se debe impartir la formación y qué habilidades de liderazgo desarrollar.
- Clima Laboral: ¿Es un ambiente de confianza, apertura al feedback y tolerancia al error? Esto afecta la disposición de los empleados a participar y aplicar lo aprendido.
- Comunicación: ¿Cómo fluye la información? ¿Se promueve el aprendizaje continuo y el compartir conocimientos?
- Coherencia: Los programas de capacitación deben reflejar y fortalecer la cultura deseada, no contradecirla.
Inventario de Competencias Actuales vs. Deseadas
El análisis de brechas es el núcleo del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Identifica la diferencia entre lo que los colaboradores saben y pueden hacer (actual) y lo que necesitan saber y hacer (deseado) para desempeñarse con excelencia en su puesto actual o futuro y contribuir a la estrategia.
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Mapa de Competencias: Definición clara de las competencias requeridas para cada puesto, alineadas con la estrategia y cultura.
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Evaluación del Estado Actual: Métodos para medir el nivel actual de competencias de los empleados (evaluaciones de desempeño, encuestas de autoevaluación y evaluación 360°, pruebas de conocimiento/habilidades, observación, análisis de resultados).
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Definición del Estado Deseado: Nivel de competencia requerido para un desempeño óptimo ahora y en el futuro cercano.
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Identificación de Brechas: Análisis sistemático de las diferencias entre el "Actual" y el "Deseado" para cada competencia relevante, por puesto, área o nivel jerárquico.
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Priorización de Brechas: No todas las brechas son igual de urgentes o críticas. Se deben priorizar en función del impacto en la estrategia, la operación y el número de personas afectadas.
Factores de Evaluación de Rendimiento del Puesto
El análisis del desempeño ayuda a determinar si las deficiencias en el desempeño se deben realmente a una falta de conocimientos o habilidades (solucionable con capacitación) o a otros factores (motivación, recursos, procesos, ambiente).
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Indicadores Clave de Desempeño (KPIs): Metas y estándares específicos y medibles para cada puesto o área.
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Evaluaciones de Desempeño Formales: Resultados de las revisiones periódicas del desempeño individual, identificando áreas de fortaleza y oportunidad.
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Análisis de Problemas Operativos: Errores frecuentes, cuellos de botella, reprocesos, quejas de clientes, bajos niveles de productividad o calidad.
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Feedback de Supervisores y Pares: Percepción sobre las capacidades y áreas de mejora de los colaboradores.
En resumen
Un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) efectivo integra:
- Para qué capacitar, definido por una estrategia empresarial clara.
- Cómo se va a capacitar, a través de los métodos, enfoque, valores transmitidos.
- Qué capacitar específicamente, según el Inventario de Competencias.
Considerar estas variables en profundidad asegura que la capacitación sea una inversión estratégica, alineada, relevante y efectiva, contribuyendo directamente al éxito organizacional y desarrollo del capital humano.
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